Reisekostenabrechnung für Unternehmen

Outsourcing ist wegen seiner Kostentransparenz ein bewährtes Verfahren zur Kostensenkung. Der Einsatz der RKA² schafft eine Schnittstelle von dezentraler Abrechnung durch den Mitarbeiter zu zentralen Aufgaben wie Prüfung und Verbuchung, welche in einfacher Weise im Hause oder über einen Dienstleister im Outsourcing gemacht werden können.

Outsourcing bei Reisekostenabrechnung heißt üblicher Weise, daß die Reisenden wie gewohnt Formulare benutzen und diese mit den Belegen in Umschlägen an einen Dienstleister schicken. Dort werden mit einer zentralen Abrechnungssoftware die Daten erfasst und die Abrechnungen erstellt. Die verfahrensbedingten Prozesskosten werden dabei nicht verändert.

Anders bei Einsatz der RKA². Outsourcing mit RKA² heißt, die Prozesskosten durch das besondere Konzept und durch die jahrelange Erfahrung des Dienstleisters bei der Nachbearbeitung zu senken. Bei Benutzung der RKA² werden die fertigen, vom Mitarbeiter erstellten und genehmigten Reisekostenabrechnungen mit den Belegen an eine zentrale Stelle geschickt. An dieser ohnehin vorhandenen Schnittstelle setzt Outsourcing mit RKA² an. Die vom Dienstleister zu übernehmenden Aufgaben können alle oder einzelne nachfolgende Tätigkeiten umfassen:

  • Postannahme, Postaufbereitung, Formalprüfungen der Abrechnungen
  • Kommunikation mit den Reisenden bei Problemen
  • Stichprobenprüfung (Vollprüfung nach Vorgaben)
  • Anfragenbearbeitung. Fehlerbearbeitung, Einlesen der Barcodedaten.
  • Erstellen der Schnittstellen-Dateien zu Gehalt, Buchhaltung, Statistik
  • Datentransfer
  • Vorbereitung zur Archivierung
  • Optische Archivierung
  • Vernichtung der Originalbelege 

Outsourcing mit RKA* - dem Vorgängerprodukt von RKA² - wird seit vielen Jahren praktiziert. Bereits seit Mitte 1999 gibt es Erfahrung mit dem Scannen der Belege und der Speicherung in ein optisches Archiv. Die Barcodedaten und die Images der Belege werden in einem Arbeitsgang erfasst. Durch das Lesen der Barcodedaten ergibt sich automatisch eine Verschlagwortung nach allen im Barcode enthaltenen Daten.

Wenn Sie die Vorteile für ein optisches Archiv für Reisekostenabrechnungen betrachten, sind neben Raumkosten für 10 Jahre Speicherung des oft umfangreichen Materials auch besonders die Kosten für Zugriffe auf ein konventionelles Archiv zu bewerten.